Wir begleiten Sie auf dem Weg zur modernen Organisation
Wer in Zeiten der Digitalen Transformation von Intranet spricht, meint Social Intranet. Der ursprüngliche Intranet-Ansatz hat sich längst weiterentwickelt. So gehören Social Collaboration, Newsfeeds, Chat- und Videofunktionalität und natürlich der mobile Zugang zum zeitgemäßen Feature-Set eines modernen Social Intranets dazu.
Nicht nur der technologische Fortschritt und das allgegenwärtige Smartphone liegen dieser Entwicklung zugrunde. Auch ein Wandel in der Gesellschaft und in der Kultur von Unternehmen stellen neue Anforderungen an Kommunikation und Zusammenarbeit im und außerhalb von Unternehmen (Stichworte: Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice, New Work).
Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, allen voran die oft zitierte Generation Y, wollen nicht länger in einer streng hierarchischen Unternehmenskultur arbeiten. Sie wollen mitreden, mitentscheiden und gehört werden. Und das am liebsten in Echtzeit und ohne Umwege.
Wer in einer WhatsApp-Gruppe ein gemeinschaftliches Geburtstagsgeschenk für eine Freundin oder via Doodle den nächsten Skiurlaub mit den Kumpels organisiert, hat wenig Verständnis, wieso Arbeitsabläufe komplizierter sein müssen. Klassische Top-Down Kommunikation hat ausgedient. Im Zeitalter des Arbeitnehmermarkts können sich nur noch wenige Unternehmen veraltete Kommunikationsstrukturen leisten.
Ihr Expertenteam von PPW und empulse nimmt Sie an die Hand. Mit unserer bewährten Konzeptionserfahrung und unserem vielseitigen technischem Werkzeugkoffer bilden wir Ihre passgenaue Lösung für den digitalen Wandel Ihres Unternehmens.
Die zentralen 5 Vorteile eines Social Intranets
Schnellere Kommunikation
Effektivere Zusammenarbeit
Klare Strukturen für Informationen, Dokumente und Prozesse
Basis für zeitgemäßes Arbeiten - unterwegs oder im Homeoffice
Employer Branding
Kommunikationsplattformen und -konzepte
In und außerhalb jedes Unternehmens existieren vielfältige Kommunikationswege. Teils sind diese offiziell bzw. kontrollierbar, teils sind diese nicht kontrollierbar, sowohl innerhalb der Unternehmenswände als auch im externen Bereich. Dieser Ist-Zustand der Kommunikation muss zunächst ganzheitlich erfasst werden.
Intranet, Newsletter, E-Mails, Print (Broschüren, Plakate, Flyer, Zeitung), Mitarbeiter-Gespräche, Meetings, Workshops, Events
Social-Media Profile der Organisation, externe Pressemeldungen
Private Social-Media Accounts, Flurfunk, WhatsApp, Messenger und andere Chat-Dienste
Je nach Kultur des Unternehmens, seiner technischen Voraussetzungen und der Einstellung der Mitarbeitenden gilt es, die zukünftige Kommunikation zu definieren. Dabei wird grundsätzlich in drei Formen der Kommunikation unterschieden. Die Top-Down-Kommunikation ist die klassische Form einer hierarchischen Organisationsform, in der von den obersten Führungsebenen nach unten kommuniziert wird. Ihr Gegenstück ist die Bottom-Up-Kommunikation, in der Verbesserungsvorschläge, Ideen, Feedback usw. der Angestellten (bspw. in der Produktion, im Kundenservice oder im Vertrieb) nach oben gespielt werden.
Das dritte Konzept basiert auf der Methode Peer-to-Peer, die ihren Ursprung nicht zufällig in Rechnernetzwerken (klassisches Filesharing ohne Server) hat. Übersetzt in die Ebene der Kommunikation bedeutet Peer-to-Peer den Austausch unter Gleichberechtigten, völlig losgelöst von deren Hierarchieebene.
Wir navigieren Sie zum Social Intranet - PPW und empulse
Der Weg zum Social Intranet ist keine kurze Sprintstrecke. Mit PPW und empulse an Ihrer Seite kommen Sie trotzdem ohne Umwege an.
Wie wir das schaffen? Kollaboration und Routenplanung mit Vorausblick!
Das Projektteam setzt sich zusammen aus den Projektverantwortlichen Ihrer Organisation und dem Experten-Team PPW und empulse.
Entscheidend hierbei ist das Zusammenspiel aus den Kompetenzfeldern Konzeption, Technologie und Projekt- bzw. Change-Management.
In jeder Projektphase sind dabei alle Kompetenzen gefragt. So betrachten wir in der Analyse- und Konzeptionsphase vor allem die beiden Bausteine Nutzer:innen und bestehende Applikationen. Zugleich wird bereits ein Zielbild kreiert, das durch erste Kommunikationsmaßnahmen im Unternehmen unterstützt wird.
Die Implementierung besteht aus Kommunikationsmaßnahmen, wie z.B. Workshops und dem Aufbau von Multiplikatoren und Multiplikatorinnen (Change Agents) im Unternehmen. Zugleich wird das Design auf konzeptioneller Seite konkretisiert und es erfolgt eine Qualitätssicherung. Auf technologischer Seite wird die Systemarchitektur aufgebaut, Schnittstellen werden umgesetzt und das Design-Konzept Hand in Hand mit den UX-Designern umgesetzt.
Der Rollout mündet in Pilot- und Produktivsysteme, deren redaktioneller Aufbau qualitätsgesichert wird und die durch Usability Evaluation unmittelbar getestet werden. In dieser Phase werden die Mitarbeitenden durch Maßnahmen qualifiziert und mit dem Umgang vertraut gemacht.
Im finalen Routenabschnitt, dem Betrieb, geht es darum, die Roadmap für die nächsten Phasen zu planen, das System zu warten und weiterzuentwickeln, sowie über feste Termine mit dem gesamten Projektteam zusätzliche Anforderungen zu definieren, um so flexible nachzujustieren.
Fachkonzeption Ihres Social Intranets
In der ersten Projektphase beschäftigen wir uns besonders intensiv mit Ihnen. Das bedeutet, wir evaluieren alle Benutzergruppen Ihres Unternehmens, die mit dem Social Intranet abgeholt werden sollen.
Was sind ihre Bedürfnisse? Welche Arbeitsschritte lassen sich dank Social Collaboration effizienter gestalten?
Dazu führen wir Interviews mit Mitarbeitenden verschiedener Fachabteilungen, führen Besuche am Arbeitsplatz durch und nutzen Co-Creation-Workshops, um die Anforderungserhebung zu präzisieren.
Auf Basis der Ergebnisse aus der User Research Phase entsteht die Informationsarchitektur. Sie bildet Geschäftsprozesse und Informationswege ab und definiert die Nutzerführung durch eine Menüstruktur und Klickwege.
Typische Anforderungen als funktionales und inhaltliches Fundament
- Schnelles Auffinden von Informationen und Expert:innen zu einem Thema
- Unternehmens-News in Blog-ähnlichem Format
- Kollaboration / Channels, Arbeitsräume
- Mobiler Zugriff (App)
- Chat-Funktion (inkl. Chat-Telefonie)
- Benutzerfreundlichkeit (Usability)
- Flache Strukturen / schnelle Navigation
Technische Konzeption
Parallel zur fachlichen Konzeption werden für die technische Konzeption Ihrer Social Intranet Lösung die bestehenden Systeme, Datenbanken und deren Schnittstellen analysiert. In enger Abstimmung mit der IT werden bestehende Applikationen inventarisiert, kategorisiert, priorisiert. Auf Basis dieser Analyse sowie des Bedarfs an der Integration dieser Applikationen über Schnittstellen wird eine Handlungsempfehlung und eine neue System-Landschaft entworfen. Diese ist maßgebend für die Auswahl des geeigneten Social Intranet Systems.
Kommunikative Konzepte
Die dritte Säule der Konzeption besteht aus dem Projekt- und Change Management. Soll das Social Intranet ein Erfolg werden, ist ein seriöses Kommunikationskonzept hierzu der Schlüssel. Angepasst an die Unternehmenskultur helfen dabei Formate wie z.B. Mitarbeiterbefragungen, Design Thinking Workshops, oder Einzelgespräche, die Bereitschaft und das Engagement aller Stakeholder für diesen Innovationsschritt zu sichern.
Dabei gilt es, die Kommunikation nicht nur von oben nach unten (z.B. über Mailings) zu lenken, sondern durch Multiplikatoren auch den direkten Austausch auf Augenhöhe herzustellen.
Die technische Realisierung Ihrer individuellen Social Intranet Lösung
Ist die Entscheidung für eine Social Intranet Lösung gefallen, erfolgt deren straffe Implementierung auf Basis agiler Methoden. Ziel ist die Realisierung eines sogenannten „Minimal Viable Product“ (MVP) und dessen zeitnaher Rollout. Hierbei erfolgt eine strenge Fokussierung auf die wichtigsten Kern-Features und -Prozesse, die sowohl eine schnelle Umsetzung als auch hohe Produktivität und Akzeptanz beim Nutzer gewährleisten. Internes Marketing und gezieltes User-Training verstärken diesen positiven Effekt. Aus regelmäßigen Messungen (KPI) und User-Rückmeldungen resultieren die so wichtigen Lerneffekte, auf deren Basis das MVP kontinuierlich, also in weiteren Iterationsschleifen, systematisch und stets zielgruppenorientiert weiterentwickelt wird.
In diesem agilen Prozess kommt es sehr auf die intelligente Einbindung bestehender Systeme und Anwendungen, also auf „die Schnittstelle“, an. So bemisst sich die Tiefe der jeweiligen Integration anhand relevanter Kriterien, wie zum Beispiel eindeutig identifizierbarer Nutzer, Berücksichtigung von Rechten & Rollen sowie der „Echtzeitfähigkeit“ von Schnittstellen. Das Ergebnis ist eine Art Middleware, bei der alte und neue Anwendungen mittels durchdachter Integration und smarter Plugins sinnvoll „miteinander sprechen“.
Social Intranet Technologien aus der Empulse Toolbox
Ihre Ansprechpartner
empulse
Felix Jackmann ist Geschäftsführer und Technik-Experte im Führungsteam der empulse. Er ist verantwortlich für Kunden, Projekte und Technologien und seit 13 Jahren strategischer und technischer Berater für Enterprise Portal Technologien. In enger Abstimmung mit PPW findet Felix für jedes Unternehmen diejenige Intranetlösung, die am besten auf die Anforderungen des Kunden passt, und sorgt mit seinem Entwickler-Team für eine perfekte Implementierung und Integration.
Sönke Strahmann ist Geschäftsführer und Kommunikations-Experte im Führungsteam der empulse. Er ist verantwortlich für Vertrieb, Marketing und alles Kaufmännische. Sönke hat über 20 Jahre Erfahrung als Manager, Gründer und Geschäftsführer in der Agentur-, Medien- und Dienstleistungsbranche. Mit PPW steht er in permanentem Kontakt, um den nachhaltigen Erfolg der gemeinsamen Kundenprojekte sicherzustellen.
PPW
Michael Pietz ist studierter Informatiker und gründete gemeinsam mit seinem Partner Michael Wild von Hohenborn im Jahr 2003 die Agentur pietzpluswild, heute kurz: PPW. Michael Pietz fungiert als strategischer Berater, leitet Inhouse-Workshops und begleitet seine Kunden langfristig als kompetenter Ansprechpartner rund um sämtliche Digitalisierungsprozesse. Gemeinsam mit empulse berät er Kunden ganzheitlich zu passgenauen Social Intranet Lösungen.
